Der perfekte Arbeitsplatz ist eine Mischung aus dem Zustand des 1. Arbeitstages und des letzten. Ok, ein wenig drastisch meine Herangehensweise an einen ordentlichen Arbeitsplatz. Aber am ersten Arbeitstag findet man meistens einen ganz leeren Schreibtisch vor (Außer man muss noch die Reste des Vorgängers beseitigen oder im schlimmen Fall sogar behalten). Die Schubläden sind leer oder es befinden sich nur die nötigsten Dinge darin und man kann sich alles so herrichten, wie es einem beliebt. Wo wir auch schon am 1. Problem haken, dass man sich erst einmal eine Ordnung und Struktur errichten muss, die in den Arbeitsrhythmus passt. Und hier kommt der letzte Tag ins Spiel. Nach einigen Monaten und Jahren kennst du deine Schubladen und Schränke in und auswendig. Du nimmst dir die Ordner, Papiere, Stifte und andere Utensilien unbewusst von ihrem Platz und arbeitest damit. Aber da hat sich häufig auch schon die Unordnung mit eingeschlichen…
Wie auch in der Wohnung, muss an deinem Arbeitsplatz alles einen festen Platz finden. Behalte nur das, was wichtig oder nützlich ist. Alles andere raubt dir nur kostbaren Arbeitsplatz oder Stauraum. Es gibt keine Schublade oder Kiste der Schande, wo der Krimskrams gesammelt wird. Sortiere aus, was du nicht brauchst und reserviere für jedes Teil einen festen Platz. Du kannst die Kisten oder Regalfächer beschriften, um die Ordnung zu erleichtern. Vor allem, wenn deine Kollegen ebenfalls an die Dinge müssen.
Die Wege zu den wichtigen und alltäglichen Dingen ist nicht weit und selten genutzte Sachen können weiterweg platziert werden. Je häufiger du etwas benötigst, desto näher darf es an deinen Körper heran. Das Notizbuch darf mit den auf den Schreibtisch. Und temporär auch die zu bearbeitende Akte. Ein Stifteköcher muss zum Beispiel gar nicht auf einen Schreibtisch stehen. Wenn du so gut wie nie Stifte benötigst, reicht es auch, dass dein einziger Stift auf dem Notizbuch liegt oder die Stifte im Schrank oder der Schublade gelagert werden. So hast du weniger auf dem Schreibtisch und es verstaubt nicht.
Auch wenn es sich toll anfühlt, dass man für nichts aufstehen muss, ist es sinnlos alle Ordner auf dem Schreibtisch zu stapeln und die Schubladen so voll zu füllen, dass sie kaum noch zu gehen. Und dein Rücken wird es dir danken, wenn du dich regelmäßig von deinem Stuhl erhebst.
Wenn alles einen festen Platz hat, wird es dir leichter fallen einen Überblick über deine Werkzeuge zu behalten. So kannst du leichter einen angemessenen Vorrat an Utensilien anlegen, die dir deine Arbeit erleichtern. So kannst du sicherstellen, dass du deine Arbeit nicht aufgrund fehlender Büroklammern unterbrechen musst. Überlege dir, was du regelmäßig verwendest und lege dir einen kleinen Vorrat an. Dinge, die du so gut wie nie brauchst, kannst du dann nach Bedarf besorgen. So stellst du sicher, dass du dich nicht mit unnötigem Kram zuschüttest.
Überlege dir ein Ablagesystem für deinen alltäglichen Workflow. Hast du viel oder wenig Papierkram? Kann der direkt abgelegt werden? Lohnt es sich, jeden Zettel einzeln abzulegen oder gebündelt zu bestimmten Zeitpunkten? Wie viele Kategorien brauchst du für deine Ablage? Welche Gegenstände brauchst du für deine Arbeit? Brauchst du alle gleichzeitig oder nur zu bestimmten Tageszeiten?
Ich kann dir hier keine ultimative Lösung für deinen Arbeitsplatz nennen, da es sehr individuell ist. Ich arbeite weitestgehend digital und brauche kaum Ordner oder Papier. Lediglich mein Kalender und Notizbuch liegen in Papierform auf meinem Schreibtisch. Und vielleicht mal Schmierpapier, wenn ich eine Idee skizzieren möchte, die in mein DIN A5 Heft nicht hineinpasst.
Aber vielleicht helfen dir die Fragen auf die Sprünge, damit dir bewusster wird, wie du arbeitest und was du wirklich benötigst, um den Überfluss zu beseitigen.
Über Haftnotizen einen Überblick zu behalten ist doch fast unmöglich! Sie haben doch nicht umsonst so eine knallige Farbe, wenn Sie nicht dafür bestimmt wären, aufzufallen. Wenn dein ganzer Schreibtisch und Bildschirm mit den Klebezetteln voll ist, will ich behaupten, dass sie ihre Wirkung verlieren…
Nutze sie nur für Randinformationen auf Dokumenten für die Kollegen oder um den Überblick zu behalten. Dass du Herrn Müller anrufen musst, gehört auf deine Aufgabenliste, die sich bestenfalls in einem Notizbuch befindet. Vermeide lose Zettel. So läufst du nicht Gefahr, dass ich Notizzettel mit wichtigen Dokumenten vermischen und du musst dir keine Gedanken darüber machen, wo du deine Notizzettel hin packst.
Ziel ist es, dass dein Schreibtisch so leer wie möglich ist. So hast du jeden Tag die Möglichkeit dich auf der vollen Größe des Tischs auszubreiten und konzentriert in die Arbeit zu steigen.
In gewissen Maßen finde ich Deko auf dem Tisch auch gut. Es ist zwar ein Platz-Fresser und Staubfänger, aber ich finde es schön, wenn der Blick gelegentlich auf etwas schönem ruhen kann. Aber der Tisch sollte nicht damit vollgestopft werden. Wenn du dich nicht entscheiden kannst, dann lege dir eine kleine Schachtel zu, wo deine Auswahl an Deko und Erinnerungen hineinkommen und tausche die Gegenstände wöchentlich oder monatlich aus. So verstauben sie nicht in der Schachtel und rauben dir in ihrer Gänze nicht deinen Arbeitsplatz.
Wenn alles seinen Platz gefunden hat, heißt es an sich nur noch Ordnung halten. Und das ist im stressigen Alltag leichter gesagt als getan. Richte dir Routinen ein, die das Ordnungschaffen einschließen. Kurz vor der Mittagspause räumst du alles weg, was du nachher nicht mehr benötigst oder einfach nur den Müll, alte Tassen oder ähnliches, um nach der erfrischten Mittagspause keinen Schlag zu bekommen. Bestimmt kennst du auch das schwere Gefühl, wenn man nach der erleichternden und geselligen Pause dann ins erdrückende Büro kommt. Schaffe also etwas „Leichtigkeit“.
Der Rest kommt dann zum Feierabend. Räume alles an seinen Platz zurück, so als würde anschließend jemand anderes an deinem Platz arbeiten. Es ist ein gutes Gefühl den Tag an einem ordentlichen Schreibtisch zu starten, ohne die Altlasten vom Vortag, sondern ganz frisch und voller neuer Energie.
Es ist zwar sehr verlockend das Büro Hals über Kopf zu verlassen, weil man seine Freizeit nutzen will. Aber sind wir mal ehrlich: Du räumst nur deinen Schreibtisch auf… Nicht das gesamte Büro. Das geht also richtig fix!
Das ist für mich auch der Zeitpunkt, wo ich mir meine Aufgabenliste vornehme und schaue, was vom heutigen Tag übriggeblieben ist und was ich auf die Liste für den morgigen Tag übernehmen werde oder was sich eventuell sogar erledigt hat. Am nächsten Tag brauchst du dich nur noch an die Liste machen, ohne dir den Kopf darüber zu zerbrechen, wo du gestern aufgehört hast und was nun wichtig ist.
Neuer Tag – Neues Glück
Einen ordentlichen Arbeitsplatz zu halten ist eine Leichtigkeit. Die Herausforderung liegt eher darin, eine Struktur in die Dinge zu bringen, die für dich persönlich Sinn ergibt. Folge also der Regel, dass der Schreibtisch so leer wie nur möglich sein soll und dass deine Utensilien so verstaut werden, dass das wichtigste nur eine Armlänge von dir entfernt ist. Wichtig sind die Dinge, die du mehrmals täglich brauchst. Alles andere darf ruhig weiter weg. So hast du einen Grund regelmäßig aufzustehen und deinen Rücken zu entlasten.
Mit einer sinnvollen Ordnung sparst du dir Zeit, weil du keine unnötigen Wege gehst und weil du nicht danach suchen musst!
Und wenn du deine Struktur gefunden hast, baue das Ordnunghalten in deine Routine ein. So kannst du dich jeden Morgen an einem ordentlichen und leeren Arbeitsplatz erfreuen!
Beobachte dich ein paar Tage lang. Welche Utensilien brauchst du täglich oder sogar ständig? Welche Dinge aus deiner Schublade hast du noch nie benutzt. Und läufst du unnötige Wege, die deine Zeit fressen?
Im nächsten Schritt kannst du dir überlegen, wie du deinen Arbeitsplatz sinnvoller gestalten kannst.
Und das wichtigste: Nimm dir täglich Zeit deinen Arbeitsplatz zum Feierabend aufzuräumen!
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