Warum du deine Aufgaben bündeln solltest

Von einer Aufgabe zur nächsten zu springen, so wie sie gerade eintrudeln, kann ziemlich mühselig sein. Dein Gehirn muss sich permanent auf ein neues Thema und die dazugehörigen Aufgaben einlassen. Dabei muss sich dein Gehirn erst einmal orientieren, worum es geht und was zu tun ist. Dann werden alle bisherigen Informationen zusammengesammelt und dann kann es mit der eigentlichen Aufgabe erst losgehen.  

Und das passiert bei jedem Wechsel. Du bist gerade dabei deinem eigentlichen Projekt nachzugehen und hörst eine eingehende E-Mail, der du dich sofort widmest. Nach der E-Mail geht es wieder zurück zum Projekt. Das Telefon klingelt und der Kunde möchte eine Info haben. Anschließend gönnst du dir eine kleine Kaffeepause und gehst dann zurück an dein Projekt – Wo bist du noch gleich stehengeblieben?!

Es gibt Aufgaben, die lassen sich nicht vermeiden. Spontane Anrufe sind eben spontan und lassen sich nicht einplanen. Du kannst die Zeiträume für eingehende Telefonate höchstens eingrenzen und sie deinen Kunden mitteilen (Oder einfach das Telefon auf stumm schalten…). Dennoch gibt es genügend Aufgaben, die sich in einem Schwung erledigen lassen und so deine bereits aufgebaute Konzentration nutzen.

Ziel ist es also, so viele Aufgaben in einem Rutsch zu erledigen, die ähnlich zueinander sind. Zum einen wegen der Konzentration und zum anderen erspart es dir Zeit. Brauchst du für die Steuern deine Ordner und Kassenzettel und dementsprechend viel Platz auf dem Tisch, wäre es eine enorme Zeitverschwendung den Tisch immer wieder für eine eingehende E-Mail freizuräumen.

Wie du das Bündeln angehen kannst

Nimm dir am besten zum Feierabend einen Moment für das bündeln der Aufgaben Zeit. Du bist gedanklich noch bei der Arbeit und weißt, wo du gerade bist und was noch ansteht. Am nächsten Arbeitstag musst du dich erst orientieren, wo du aufgehört hast und wie du weitermachen wolltest.

Nimm dir also dein Notizbuch zur Hand und lege los:

1. Überblick über alle anfallenden Aufgaben bekommen

Hier geht es sowohl um wiederkehrende als auch einmalige Aufgaben. Für die wiederkehrenden Aufgaben lässt sich eine Routine entwickeln, die deine Arbeitsgeschwindigkeit anheben kann. Aber auch bei neuen Aufgaben lohnt es sich vorab einen Kopf darüber zu machen, wie man sie sinnvoll angeht.

Teile die großen Aufgaben in kleinere Unteraufgaben ein. So hast du einen realistischeren Blick dafür, was dich erwartet und es fühlt sich nicht so erschlagend an. Sich vorzunehmen eine Website zu erstellen ist eine gigantische Aufgabe. Unterteilst du diese in kleine Teilschritte, hast du direkt einen Überblick, was du für Informationen und Material benötigst, wie viel Zeit es dich kosten wird und mit welchen Schritten du anfangen kannst.

2. Aufgaben bündeln

Nun teilst du deine Liste auf. Du kannst dir einige farbige Stifte zur Hilfe nehmen oder die Trennung anders erkenntlich machen. Schaue dir an, welche Aufgaben ähnlich sind und somit zusammen erledigt werden können.

Telefonate können gebündelt erledigt werden, sowie das Schreiben von E-Mails. Aber auch die Ablage lässt sich besser in einem Rutsch abarbeiten, als immer wieder ein paar Zettel über den Tag oder die Woche verteilt.

Wenn ich beispielsweise mehrere Projekte angehe, bündle ich gerne die Recherche nach Inspirationen und Informationen. Dort befinde ich mich in einem kreativen Prozess, wo es erst nach und nach zu sprudeln in meinem Kopf anfängt. Wenn ich das für jedes Projekt einzeln angehen würde, gingen mir die guten Ideen flöten!

Und ich weiß, dass ich Designs „ruhen“ lassen muss. Wie ein Hefeteig. Die Arbeit macht sich zwar während der Wartezeit nicht allein, aber der frische Blick und das Gehirn, dass in der Zwischenzeit trotzdem weitergearbeitet hat, lassen neue Ideen kommen und Zweifel gehen.

Es spielt also auch Erfahrung mit ins vernünftige Bündeln der Aufgaben. Teste also aus, welche Aufgaben gut für dich zusammen harmonieren.

3. Zeitblöcke einteilen

Damit du nicht den ganzen Tag an deinen E-Mails tüftelst oder nur dem einen Projekt nacheiferst und die Telefonate ganz vergisst, teile dir deinen Tag in unterschiedliche Blöcke auf.

Reserviere jedem Aufgabenbündel einen bestimmten Zeitraum. Nicht jedes Bündel muss jeden Tag eingebaut werden. Es gibt Aufgaben, die einmal wöchentlich reichen. Und genauso gibt es Aufgaben, die mehr Zeit benötigen. Teile die Zeit individuell auf. Und dann hältst du dich auch daran!

Das hat zum einen den Vorteil, dass du nicht permanent deine E-Mails checkst, sondern nur zu den vorher definierten Zeiträumen (Ausnahmen bestätigen die Regel! Wenn du auf eine dringende E-Mail wartest, die der Kunde bereits angekündigt hat, wäre das prüfen der Mails am Ende des Tages kontraproduktiv. Du kannst dir aber zur Regel setzen, dass du außerhalb des E-Mail-Zeitfensters keine anderen E-Mails bearbeitest). Und ein weiterer Vorteil ist die Abwechslung, die du dir damit gönnst. Einige Aufgaben können ab einem gewissen Maß verdammt zäh werden. Dahingehend zu wissen, dass man sich nur für eine bestimmte Zeit zusammenreißen braucht, ist ein Segen!

Alles in Allem:

Aufgaben der Reihe nach, wie sie eintrudeln, abzuarbeiten kostet deinem Gehirn einiges an Konzentration und Energie. Versuche strukturiert und mit einem Plan an deine Aufgaben heranzugehen. Schaue, welche Aufgaben ähnlich zueinander sind und sich somit bündeln lassen. Nutze am besten die Zeit zum Feierabend hin dazu. Hier bist du gedanklich im Thema und kannst problemlos am nächsten Arbeitstag in die produktive Phase starten.

Deine Aufgabe:

Schaue dir deine Aufgaben an und markiere die ähnlichen Aufgaben. Verschaffe dir einen Überblick über mögliche Aufgabenbündel und teste diese aus, ob sie sich für dich beim Arbeiten auch gut zusammen anfühlen.

Und ganz wichtig: Schaue was es mit dir macht. Fällt es dir nur anfangs schwer diese neue Arbeitsweise durchzuhalten oder ist das Konzept generell nichts für dich? Fällt es dir eventuell leichter fokussiert zu arbeiten, weil dein Gehirn nicht ständig wechseln muss?