5 Fehler, die deine Aufgabenliste unnütz machen

To-Do-List, Aufgabenliste, Prioritäten des Tages – es gibt einige Bezeichnungen für diese simple, aber ungemein nützliche Auflistung von Aufgaben, die dir bevorstehen.

Eine Aufgabenliste verschafft dir einen Überblick über den Tag. Du kannst sie sowohl für deine privaten, als auch beruflichen Aufgaben nutzen. Sie hilft dir einen kühlen Kopf zu bewahren, wenn die Familie zu Essen kommt (so außerhalb von Corona, wenn die großen Besuche wieder anstehen 😉 ). Sie lässt den riesigen Frühjahrsputz plötzlich nicht mehr so erschlagend wirken. Die To-Do-List sorgt dafür, dass du auf der Arbeit nicht den Fokus verlierst.

Aber sie hilft dir nur dann, wenn du sie richtig nutzt

Damit diese Liste für dich eine wirkliche Stütze wird und kein Zeitfresser, den du fütterst, der aber nie etwas sinnvolles zurück gibt, solltest du die folgenden 5 Fehler umgehen:

Fehler #1: Du führst sie nicht schriftlich

Natürlich ist es hilfreich, sich überhaupt Gedanken zu den heutigen Aufgaben zu machen. Sie laut auszusprechen bewirkt auch schon wahre Wunder, dass du sie so schnell nicht vergisst. Aber mit einem Stift und Zettel (oder der digitalen Alternative) verleihst du dir quasi Superkräfte!

Dir wird durch das Aufschreiben der Umfang der Aufgaben bewusster. Wenn du 10 Aufgaben aufzählst, klingt es im ersten Moment vielleicht sehr viel. 3 Aufgaben klingen hingegen schnell erledigt. Auch wenn du den Umfang der Aufgaben kennst, deckt sich der “Klang” dieser Aufgaben meist nicht mit der realistischen Zeit.

Außerdem vergisst du durch das Aufschreiben nichts. Du kannst dir den Kopf also für deine Aufgaben frei machen, weil diese Liste dein externes Gehirn ist.

Du kannst mit den aufgschriebenen Aufgaben mehr anfangen. Du kannst sie in eine sinnvolle Reihenfolge bringen, weil du alle Aufgaben auf einem Blick siehst. Außerdem kannst du leichter die Prioritäten zuweisen. Und du kannst die geschätze Zeit hinzufügen. Und da kommen wir schon zum 2. Fehler:

Fehler #2: Du schätzt die Zeit falsch oder gar nicht ein

Wenn du die Zeiten deiner Aufgaben nicht vorher abschätzt, weiß du nicht, ob die Planung für deinen Tag realistisch ist. Entweder du brummst dir massig Überstunden auf oder du könntest schon vor der Mittagspause in den Feierabend tanzen, weil du mit deiner ellenlangen Liste sehr fix fertig geworden bist. Die Anzahl der Aufgaben sagt nämlich in vielen Fällen nichts über die Dauer aus.

Notiere dir also zu jeder Aufgabe die Zeit, die du dafür benötigen wirst. Anfangs wird das schätzen schwieriger sein, aber das wird mit der Zeit immer besser werden. Ich verlinke dir mal den Beitrag, in dem ich das Tracken von Aufgaben genauer beschreibe

Fehler #3: Du ignorierst deine Pausen bei der Planung (und Umsetzung)

Und wenn du schon dabei bist, deine Liste deinem Tag entsprechend zu füllen, dann vergiss bitte deine Pausenzeiten nicht! Pausen sind keine lästigen Zeitfresser oder das Kaffeschlürfen so nebenbei. Pausen sind erst dann Pausen, wenn du dich mit etwas anderem als deiner Arbeit beschäftigst. Es sollen Auszeiten sein, um deinen Kopf zu lüften. Plane dir also auch deine Pausen ein.

Wenn du große Probleme beim Einhalten deiner Pausen hast, dann notiere dir Aufgaben für deine Pausen mit in deine Liste

• Tee trinken & aus dem Fenster schauen
• 3 Minuten durch die Gegend laufen
• in der Mittagspause rausgehen

Fehler #4: Die Aufgaben sind nicht zielführend

Das klingt erstmal logisch. Warum solltest du Aufgaben erledigen, die dich nicht and ein Ziel bringen? Aber im Alltag schleichen sich gerne Aufgaben hinein, die dich kein Stück voran bringen. Überlege dir also bei jeder Aufgabe auf deiner Liste, ob sie dich wirklich an dein Ziel führt.

Du kennst dein Ziel gar nicht? Dann schaue dir mal diese Beitragsreihe genauer an.

Fehler #5: Du hast dir keinen Fokus für den Tag gesetzt

Und wenn du dein Ziel kennst, kennst du auch die nötigen Aufgaben, um dieses zu erreichen. Du könntest diese Aufgaben nun querbeet in jedem einzelnen Tag unterbringen. Aber mit dieser Methode irrt dein Gehirn nur von einer Aufgabe zur nächsten und kann sich in keiner Aufgabe so richtig einfinden. Du kannst dieses Drama noch toppen, in dem du Multitasking betreibst…

Setze dir also einen Fokus für den Tag und kümmere dich um die Aufgaben, die zu diesem Fokus passen. Du wirst so viel effizienter Arbeiten, wenn dein Gehirn sich vollkommen in diesem Aufgabenbereich einfinden kann.

Alles in Allem:

Deine Aufgabe:

Probiere für diese Woche doch mal eine To-Do-List aus. Schaue dir dein Ziel an, deine Aufgaben für dein Tagesgeschäft und deine Arbeitszeiten. Schreibe dir für jeden Tag eine neue Aufgabenliste und achte dabei auf folgende Punkte:

• Schreibe sie auf. Egal ob handschriftlich oder digital
• Schätze die benötigte Zeit für jede Aufgabe und schaue, ob deine Liste wirklich in den Tag passt oder ob du zu viel notiert hast
• Vergiss deine Pausen nicht!
• Nun schaust du ein letztes Mal drüber und bewertest, ob dich diese Aufgaben ans Ziel bringen und ob die Aufgaben ein bunter Mix aus allem sind oder sie einen erkennbaren Fokus haben

Hinterlasse mir doch auch gerne deine Meinung zur Aufgabenliste. Nutzt du eine? Wie gehst du vor?

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